Ausgangssituation: Der herkömmliche Weg für die Mieterkommunikation
Bei der Wohnungsgenossenschaft „Sächsische Schweiz“ eG hingen wie oft noch üblich Korktafeln in den Hauseingängen. Die Hausinformationen in Papierform wurden meistens vom Hausmeister aber auch einzelnen Mitarbeitern, die im Bestand unterwegs waren, angebracht. Um die Informationsverteilung an die Bewohner zu optimieren, dabei gleichzeitig Zeit für Pflege und Verteilung der Aushänge zu sparen und den Aufwand für das kleine Verwaltungsteam zu verringern, wurde letztendlich die digitale Lösung zur Mieterkommunikation „Digitale Haustafel®“ eingeführt. Insbesondere Informationen über die Genossenschaft, der Veranstaltungsplan, Termine etwa zur Vertreterversammlung oder Aufsichtsratswahlen sind den Mitgliedern wichtig. „Ja, Digitalisierung kostet Geld, aber bietet auch einen entscheidenden Mehrwert“, begründet Matthias Staude, Vorstand der Wohnungsgenossenschaft „Sächsische Schweiz“ eG Pirna, die Entscheidung zur Einführung einer digitalen Lösung anstelle der bisherigen Papieraushänge.
Projektumsetzung: Mieterkommunikation – jetzt in digital
Für die Umsetzung des Digitalisierungsvorhabens entschied sich die Wohnungsgenossenschaft nach dem ersten Piloten in 2020 für einen regionalen Spezialisten mit über 20 Jahren Erfahrung. „Mit der gekartel AG haben wir nicht nur jemanden direkt vor der Haustür an der Seite, sondern zudem einen verlässlichen Partner, der auf unsere individuellen Wünsche eingeht und bei Fragen persönlich und mit direkten Lösungsvorschlägen erreichbar ist“, zieht Matthias Staude sein bisheriges Resümee.
Ende 2024 werden dann in den über 240 Hauseingängen Informationen zu Instandhaltungsarbeiten, Hausreinigung, Müllabfuhrtermine und Mitgliedernews über die Digitalen Haustafeln in 22 Zoll ausgespielt. Die digitale Variante der Haustafel zeigt überdies weitere praktische Informationen an, zum Beispiel den Fahrplan des Busses vor der Tür oder auch das Wetter. Großer Mehrwert für die Mitglieder/Bewohner laut Staude sei es, dass diese die Möglichkeit haben, sich wirklich zu informieren – und das aktuell. In den ersten elf Hauseingängen, die testweise ausgestattet wurden, fiel das Feedback der Bewohner grundsätzlich positiv aus.
Inhaltspflege über Schnittstelle direkt aus dem Kundenmanagement-System (CRM)
Die Inhaltspflege erfolgt über die Digital Signage Software Sitekiosk der Firma PROVISIO GmbH und mit Umsetzung eines neuen, modernen Layouts künftig auch über eine Schnittstelle direkt aus dem Kundenmanagement-System (CRM) IVMPRO®. Die Software ist über eine Schnittstelle in die „Digitale Haustafel®“ eingebunden. Damit brauchen die Mitarbeiter nur in einem System Mieter- und Objektdaten zu pflegen. Staude erwartet sich durch die Schnittstelle vor allen Dingen mehr Flexibilität für die Mitarbeiter, die sich nur noch in einem System einloggen und bestimmte Daten nicht doppelt pflegen müssen.
„Wenn wir mit der Schnittstelle die Möglichkeit haben, dass wichtige Informationen auf die Anzeige projiziert werden, dann ist das genau der richtige Schritt. Zum Beispiel, wenn kurzfristig eine wichtige Information an die Bewohner gesendet werden soll.“
Die technischen Anforderungen zur Einführung der digitalen Haustafeln bezogen sich vor allem auf den Strom- und Internetanschluss und diese Medien an den Platz zu führen, wo die Haustafeln hängen sollen. „Das ist ein einmaliger Installationsaufwand, den man einkalkulieren muss“, so Staude.
Kundenfazit: „Es ist halt einfach.“
„Wir sind flexibler, wir können schneller agieren, gerade was auch Informationen zu Instandhaltungsmaßnahmen, zu Havarien oder Heizungsausfall betrifft. Nicht nur, dass der Bewohner in so einem Falle informiert ist, sondern es reduzieren sich natürlich auch die Nachfragen, was wiederrum bei uns zu einem geringeren Telefonaufkommen führt. Das sind die Mehrwerte, die wir uns erhofft haben.“
Mit Einführung der Digitalen Haustafel konnten der Informationsprozess zur Mieterkommunikation an sich sowie viele Prozesse, die innerhalb des Unternehmens im Rahmen der gewöhnlichen Verwaltungstätigkeit ablaufen, optimiert werden. Zwei Mitarbeiter haben Zugang zum Content Management System und pflegen die Inhalte. Aufgrund der Weg- und Zeitersparnis und des geringeren Pflegeaufwands habe sich laut Staude auch die Motivation der Mitarbeiter verbessert, Informationen „ins Haus zu tragen“, weil der Prozess unkomplizierter geworden ist.
„Ich muss keinen Hausaushang mehr entwerfen, ich muss den nicht ausdrucken und ins Gebäude schaffen. Und das führt dazu, dass bei vielen Prozessen und anliegenden Dingen, sei es nun in der Wohnungsinstandhaltung oder eine Baumaßnahme am Gebäude, regelmäßig die Informationen auf der Haustafel angezeigt werden.“
