Wie die Einführung der Digitalen Haustafel gelingt

Die Ausgangssituation: Kommunikation modernisieren und Prozesse vereinfachen

Die WGF verwaltet rund 4.500 Wohnungen in 145 Gebäuden und verfolgt dabei eine klare Vision: „Wir gestalten ein Wohnen mit Zukunft im Einklang mit Mensch, Gebäude und Natur.“

Vor diesem Hintergrund entstand der Wunsch, die klassische Kommunikation per Papieraushängen weiterzuentwickeln. Papierzettel in Schaukästen sollten durch digitale Informationen ersetzt werden – nicht nur aus Gründen der Nachhaltigkeit, sondern auch zur Verbesserung interner Abläufe und der Servicequalität für Mitglieder.

Die Ziele waren klar definiert:

• Reduzierung des Papierverbrauchs
• Schnellere und aktuellere Informationsbereitstellung
• Entlastung von Verwaltung und Hausmeistern
• Modernisierung der Kommunikationsprozesse
• Einheitlicher Informationsstandard über alle Gebäude hinweg

Gerade bei kurzfristigen Informationen – etwa Havarien, Wartungen oder Terminänderungen – bot die digitale Haustafel entscheidende Vorteile: Inhalte können in Echtzeit aktualisiert werden und sind für Bewohnerinnen und Bewohner deutlich übersichtlicher dargestellt.

Der strategische Ansatz: Erst Pilot, dann Vollausbau

Statt direkt alle Gebäude auszustatten, entschied sich die WGF bewusst für einen strukturierten Pilotbetrieb. Bereits Anfang 2025 fiel die Entscheidung für das gemeinsame Projekt mit gekartel AG.

Nach Projektstart wurden zunächst die technischen Voraussetzungen geschaffen:

• Kabelverlegung
• Internetanschlüsse
• brandschutztechnische Anpassungen
• Montagevorbereitungen
• Installation der Wandhalterungen
• erste Mitarbeiterschulungen

Im Juli 2025 startete schließlich die Pilotphase in 15 Objekten – bewusst verteilt auf unterschiedliche Quartiere und ergänzt durch ein Gebäude in direkter Nähe zur Zentrale, um schnelle Tests und Optimierungen zu ermöglichen.

Der entscheidende Erfolgsfaktor: Zuhören und optimieren

Besonders bemerkenswert war die konsequente Einbindung der Bewohnerinnen und Bewohner. Bereits während der Pilotphase führte die WGF Zufriedenheitsumfragen durch – sowohl digital als auch in Papierform.

Die Rückmeldungen halfen dabei,

• Layouts weiterzuentwickeln,
• Inhalte besser zu strukturieren,
• typische Fragen frühzeitig aufzugreifen,
• Hemmungen gegenüber der neuen Technik abzubauen.

Dafür entwickelte die WGF unter anderem ein ausführliches Informationsschreiben zur Einführung der digitalen Haustafeln. Darin wurden Fragen zu Stromverbrauch, Bedienbarkeit, Brandschutz, Montage, Datenschutz und Nutzen der Digitalen Haustafeln transparent beantwortet.

Gerade die Offenheit im Umgang mit kritischen Themen erwies sich als wichtiger Erfolgsfaktor. So kommunizierte die WGF beispielsweise nachvollziehbar die geringen Betriebskosten der Geräte sowie deren energieeffiziente Funktionen wie Stromsparmodi (durch Bewegungssensoren und automatische Helligkeitsanpassung bei Nichtbenutzung der Haustafel sowie automatische Nachtabschaltung und automatisches Starten am Morgen).

Mitarbeitende aktiv einbinden

Ein weiterer zentraler Baustein war die frühe und intensive Schulung der Mitarbeitenden. Die WGF betonte ausdrücklich, dass Schulungen nicht nur einmalig stattfinden dürfen, sondern auch vor dem Roll-Out wiederholt werden sollten. Entscheidend sei dabei nicht nur das „Zeigen“, sondern das aktive Arbeiten mit dem System.

Besonders wichtig war außerdem die Einbindung der Hausmeister:

• als Ansprechpartner vor Ort,
• zur schnellen technischen Unterstützung,
• zur Qualitätssicherung der Inhalte.

Zusätzlich wurden klare Vorlagen und Rechtekonzepte definiert. So konnten verschiedene Abteilungen effizient arbeiten und gleichzeitig wichtige Inhalte dauerhaft sichtbar bleiben.

Mehr als nur ein digitaler Aushang

Die digitale Haustafel entwickelte sich bei der WGF schnell zu einer zentralen Kommunikationsplattform.

Neben klassischen Informationen wie:

• Wartungen,
• Aufzugsstörungen,
• Wasserabschaltungen,
• Öffnungszeiten oder Hausordnungen,

wurden zunehmend auch Mehrwerte integriert:

• Veranstaltungsangebote
• Nachbarschaftsaktionen
• Freizeitangebote
• Mobilitätsinformationen
• Ansprechpartnerübersichten
• QR-Codes und weiterführende Services

Gerade die Möglichkeit, Informationen visuell ansprechend und deutlich strukturierter darzustellen als in klassischen Schaukästen, wurde von Bewohnerinnen und Bewohnern positiv wahrgenommen.

Der nächste Schritt: Roll-Out auf den Gesamtbestand

Nach erfolgreicher Pilotphase und den daraus gewonnenen Erkenntnissen entschied sich die WGF konsequent für den Vollausbau. Ab April 2026 begann der Roll-Out auf weitere 130 Objekte.

Für die WGF war klar: Ein Mischbetrieb aus analogen und digitalen Prozessen würde langfristig unnötige Komplexität erzeugen. Deshalb setzte die Genossenschaft bewusst auf einen einheitlichen Standard über den gesamten Bestand hinweg.

Fazit: Digitalisierung gelingt mit Struktur, Transparenz und Beteiligung

Die Success Story der WGF zeigt eindrucksvoll, dass die Einführung digitaler Haustafeln weit über die Installation von Hardware hinausgeht.

Der Erfolg entstand durch:

• eine klar geplante Pilotphase,
• transparente Kommunikation,
• intensive Mitarbeitereinbindung,
• konsequente Bewohnerorientierung,
• iterative Optimierung,
• und den Mut, nach erfolgreichen Tests den nächsten Schritt zum Vollausbau zu gehen.

So wurde aus einem Digitalisierungsprojekt ein echter Mehrwert für Verwaltung, Hausmeister und Bewohner gleichermaßen – und ein wichtiger Schritt hin zu moderner, nachhaltiger Wohnungswirtschaft.