Wann sich eine Digitale Haustafel wirklich lohnt.

Einsparpotenziale und wirtschaftliche Vorteile einer Digitalen Haustafel

1. Effizientere Mieterkommunikation sowie interne Prozesse

Wenn monatlich mehrere Aushänge erstellt werden, entsteht schnell ein erheblicher Zeitaufwand für Mitarbeiter in der Hausverwaltung. Informationen müssen erstellt und gedruckt werden und anschließend durch Personal wie etwa den Hausmeister verteilt werden.

Mit einem digitalen System lässt sich dieser Prozess optimieren sowie automatisieren und die Contentpflege zentral steuern. So können die Aufwände für die Informationserstellung und -verteilung um bis zu 80 % reduziert werden.

2. Schnellere Kommunikation bei Havarien
Bei Wasser-, Heizungs- oder Fahrstuhlproblemen können Informationen sofort im Gebäude angezeigt werden.
Mieter können einerseits für die Erstmeldung schnell einsehen, wen sie kontaktieren können und wissen andererseits direkt, was passiert ist und wann das Problem behoben wird.

3. Weniger Anrufe im Servicecenter
Wenn Wartungen oder Störungen direkt im Hauseingang in Echtzeit angezeigt werden, sinken Rückfragen deutlich.
Das entlastet Hausverwaltungen und Servicemitarbeiter, Hausmeister, Objektbetreuer.

4. Skaleneffekte bei großen Beständen
Je größer der Bestand, desto stärker wirkt der Effizienzgewinn. Bei mehreren hundert Eingängen können Verwaltungen jährlich hunderte Arbeitsstunden einsparen.

Wann lohnt sich eine Digitale Haustafel?

Eine Digitale Haustafel lohnt sich besonders für:

✔ Wohnungsunternehmen mit vielen Hauseingängen
✔ Genossenschaften mit hohem Kommunikationsaufwand
✔ Verwaltungen mit stark ausgelasteten Servicemitarbeitenden bzw. -centern

Der wirtschaftliche Nutzen entsteht durch:

• weniger manuelle Arbeit
• schnellere Kommunikation
• geringere Servicekosten
• höhere Mieterzufriedenheit
• geringerer Leerstand

Welche Kosten entstehen bei einer Digitalen Haustafel?

Die Kosten setzen sich in der Regel aus drei Komponenten zusammen:

1. Hardware: ein Display (inklusive integrierter PC-Einheit) für den Hauseingang, das die speziellen Brandschutz- und Sicherheitsanforderungen im Flucht- und Rettungsweg erfüllt und für den Dauerbetrieb geeignet ist

2. Software: ein speziell für Digital Signage geeignetes Content Management System, worüber die zentrale Steuerung aller Bildschirme sowie die standortspezifische Steuerung von Inhalten ermöglicht wird

3. Installation und Service:

• Montage im Hauseingang
• die Systemintegration in die bestehende IT-Infrastruktur
• Support und Monitoring der Geräte (frühzeitige Erkennung bei Funktionsausfall aufgrund Internetkonnektivität oder Stromunterbrechung und Wiederherstellung der Funktionalität)

Viele Anbieter (z. B. gekartel AG) bieten heute komplette Systemlösungen aus Hard- und Software inklusive Installation und Service.

Beispielrechnung Einsparpotenzial: ROI für ein Wohnungsunternehmen

Nehmen wir ein Wohnungsunternehmen mit:

• 5.000 Wohnungen
• 120 Hauseingängen
• regelmäßigen Aushängen

Typischer Aufwand pro Aushang:

• Erstellung
• Druck
• Verteilung

Der Zeitaufwand pro Aushang und pro Eingang beträgt etwa: ca. 3–5 Minuten

Bei 120 Eingängen ergibt das pro Aushang!: 6–10 Stunden Arbeit

Sollte ein Fehler im Aushang sein, muss die Korrektur dazu zusätzlich einberechnet werden. Sprich, der Erstell- und Verteilaufwand sowie -prozess beginnt von Vorn.

Der zeitliche Arbeitsaufwand ist dann mit den ortsüblichen Personalkosten aufzurechnen.

Hinzu kommen Kosten für:

• Materialverbrauch wie Papier, Druckertinte
• Benzin für Fahrtkosten u.s.w.

Im Vergleich: Der Aufwand für die Informationserstellung und -verteilung fällt bei einer Digitalen Haustafel bis zu 80 % geringer aus.

FAZIT:

Nicht nur der wirtschaftliche Nutzen wie Reduzierung von Arbeitsaufwand, die Entlastung von Personal, die schnellere Kommunikation und geringere Servicekosten, sondern auch die Wahrnehmung als moderner Vermieter, um neue sowie bestehende Mieter mit Services zu überzeugen und einem Leerstand entgegenzuwirken, sind letztendlich Beweggründe, in eine moderne digitale Lösung zu investieren.