Wie Sie die Hausverwaltung digitaliseren: digitale Leistungserfassung vor Ort

Dienstleistungen direkt am Gebäude erfassen

Damit Hausverwaltungen nachvollziehen können, wann und in welchem Rahmen externe Dienstleistungen erbracht wurden, ist eine strukturierte Erfassung vor Ort hilfreich.

Über die Digitale Haustafel können Dienstleister ihre Tätigkeit mithilfe einer PIN anmelden. Nach Abschluss der Arbeiten erfolgt die Abmeldung ebenfalls direkt am Display. Beide Vorgänge werden mit einem Zeitstempel versehen.

So entsteht eine digitale Dokumentation der erfassten Einsatzzeiten. Die Informationen müssen nicht erst handschriftlich notiert und anschließend manuell in ein anderes System übertragen werden.

Die digitale Leistungserfassung eignet sich beispielsweise für:

• Hausmeister- und Reinigungsdienste
• Wartungs- und Reparaturarbeiten
• Verkehrssicherungsmaßnahmen
• weitere externe Dienstleistungen am Gebäude

Damit lassen sich wiederkehrende Tätigkeiten und Einsätze strukturierter erfassen. Die Hausverwaltung erhält eine nachvollziehbare Grundlage, um erbrachte Leistungen zu prüfen und die zugehörigen Daten weiterzuverarbeiten.

Leistungen zentral verwalten und dokumentieren

Neben der Erfassung einzelner Einsätze ist auch die zentrale Verwaltung der Dienstleistungen ein wichtiger Bestandteil der Prozessoptimierung.

Leistungen verschiedener Gewerke können zentral erfasst und verwaltet werden. Dadurch lassen sich Informationen zu den beauftragten Dienstleistungen an einer Stelle zusammenführen, anstatt sie über unterschiedliche Listen und manuelle Aufzeichnungen zu verteilen.

Auch Ankündigungen zu geplanten Arbeiten können über die Digitale Haustafel veröffentlicht werden. Dazu zählen beispielsweise Hinweise auf Wartungstätigkeiten oder Reparaturen im Gebäude.

So lassen sich die Dokumentation der Dienstleistungen und die Information der Bewohner miteinander verbinden. Während die Hausverwaltung den Überblick über die erfassten Tätigkeiten behält, können Mieterinnen und Mieter rechtzeitig über anstehende Arbeiten informiert werden.

Automatische Datenübergabe für Auswertung und Abrechnung

Nach der Erfassung müssen die dokumentierten Leistungen für die weitere Bearbeitung in der Verwaltung verfügbar sein. Werden Arbeitszeiten und Tätigkeiten manuell übertragen, entsteht zusätzlicher Aufwand und es müssen Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden.

Die Digitale Haustafel ermöglicht die automatische Bereitstellung der erfassten Daten zur rechnergestützten Auswertung und Abrechnung. Dadurch stehen die dokumentierten Einsatzzeiten für die nachfolgenden Verwaltungsprozesse zur Verfügung.

Das erleichtert die Prüfung und Zuordnung erbrachter Dienstleistungen und schafft eine strukturierte Grundlage für die Abrechnung externer Gewerke. Gleichzeitig kann der Aufwand für die manuelle Übertragung und Aufbereitung der Daten reduziert werden.

Gerade bei mehreren Gebäuden und regelmäßig wiederkehrenden Dienstleistungen bietet die digitale Leistungserfassung die Möglichkeit, Abläufe einheitlicher zu gestalten und Verwaltungsressourcen gezielter einzusetzen.

Dienstleistungsportal für Termine und Aufträge

Ergänzend zur Erfassung an der Digitalen Haustafel kann optional ein separater Zugang zum Dienstleistungsportal bereitgestellt werden.

Über diesen Zugang lassen sich je nach Funktionsumfang Termine und Aufträge verfolgen sowie erfasste Leistungen auswerten. Damit erhalten die beteiligten Dienstleister eine zusätzliche Möglichkeit, ihre Einsätze und Aufträge im Blick zu behalten.

Für die Hausverwaltung entsteht dadurch eine Verbindung zwischen der Erfassung vor Ort und der weiteren Bearbeitung der Dienstleistungen. Die Digitale Haustafel wird so zum Zugangspunkt für die Dokumentation direkt am Gebäude, während das Dienstleistungsportal die anschließende Verwaltung und Auswertung unterstützt.

Fazit: Verwaltungsprozesse rund um Dienstleistungen automatisieren

Die digitale Erfassung externer Dienstleistungen kann die Hausverwaltung an mehreren Stellen entlasten: von der Anmeldung eines Einsatzes über die Dokumentation der Arbeitszeiten bis zur Bereitstellung der Daten für Auswertung und Abrechnung.

Mit der Digitalen Haustafel lassen sich Tätigkeiten direkt vor Ort per PIN erfassen und mit Zeitstempeln dokumentieren. Ergänzende Funktionen wie Ankündigungen, Notizen und direkte Meldungen an die Verwaltung unterstützen die Abstimmung mit externen Dienstleistern.

Durch die automatische Datenübergabe und die optionale Anbindung an ein Dienstleistungsportal können manuelle Arbeitsschritte reduziert und Abläufe übersichtlicher gestaltet werden.

So wird die Digitale Haustafel nicht nur zur Informationsfläche für Bewohner, sondern auch zu einem praktischen Baustein für die Automatisierung der Hausverwaltung und die digitale Dokumentation externer Dienstleistungen.