06.02.2024 | Lesezeit: 5 Minuten | 840 Ansichten

Ein Gespräch mit Schlüsselerlebnis

Philip Westphal, Mitgründer und Geschäftsführer der Agentur Westwerk, kam beim Besuch der Johanniter auf das Thema Schlüsselmanagement zu sprechen. Entgegen seiner Erwartungen, gab es für die Verwaltung der vielen Kundenschlüssel nur einen unzureichenden Prozess. Zu jener Zeit zierten die Wand eines gut gesicherten Raumes 1.000 Nägel, an denen 1.200 Schlüssel hingen. Die Schlüssel sollten eigentlich in einer komplizierten Excel-Tabelle dokumentiert sein, die Entnahmen und Rückgaben wurden nicht nachverfolgt. Das Chaos im Umgang mit den Schlüsseln war vorprogrammiert. Gerade auch, weil bei einem Hausnotruf entsprechend Eile geboten ist. „Wir hätten erwartet, dass es für solche Fälle bereits Lösungen gibt. Aber es wird mit Durchschlägen, Papier und Excel-Tabellen gearbeitet“, sagt Dominik Knipprath, ebenfalls Mitgründer und Geschäftsführer von Westwerk. Dies war die Geburtsstunde für Log+Key als Plattform für digitale Schlüsselverwaltung. Gemeinsam gründeten Philip Westphal und Dominik Knipprath die Westrath GmbH, welche sich mit dem Produkt Log+Key das Ziel gesetzt hat, das Schlüsselchaos zu beseitigen.

Einer der größten Schmerzpunkte ist der Zeitaufwand, den die Datenpflege für das Schlüsselmanagement in Anspruch nimmt. Die Anfragen und bisherigen Kunden von Log+Key bestätigen, dass eine lückenlose Dokumentation für die eindeutige Nachvollziehbarkeit von Schlüsselbewegungen einen unglaublichen Verwaltungsaufwand darstellt, der unnötig viel Zeit verschlingt. Ein Prozess also, der durch die Digitalisierung schlanker und vor allem effizienter gestaltet werden kann.

 

 

Die Entwicklung einer Schlüsselmanagement-App

Am Anfang von Log+Key stand also die Entwicklung einer Schlüsselmanagement-App. Haptisches Gegenstück zur App ist ein NFC-Tag, der an jedem Schlüssel befestigt wird. Somit lässt sich jeder Schlüssel eindeutig identifizieren und in der App verwalten. „Wir hatten von Anfang an die Möglichkeit, dass wir die NFC-Tags mit dem Smartphone scannen können. In Ergänzung dazu haben wir für die Organisationen, in denen nicht jeder Mitarbeiter ein eigenes mobiles Endgerät hat, einfach ein handelsübliches Consumer-Tablet aus dem Elektrofachmarkt mit NFC-Reader hingestellt und haben das damit realisiert. Da haben wir gemerkt, Consumer-Hardware, wie sie auch im Privatgebrauch genutzt wird, ist für den Dauerbetrieb nicht ausgelegt“, erklärt Dominik Knipprath, Co-Founder & COO von Log+Key.

Log+Key setzt für die digitale Schlüsselverwaltung auf Industrie-Tablets der gekartel AG

Es musste also eine andere Lösung her. Nach Recherche ergab sich eine kleine Auswahl von möglichen Anbietern. Über die Homepage von gekartel wurde kurzer Hand ein Beratungstermin gebucht. Nach dem ersten Kennenlern-Meeting ging es dann wirklich schnell: „Binnen vier Wochen haben wir erste Muster, sprich erste Geräte rausgeschickt; es gab ja konkreten Handlungsbedarf. Es musste erst einmal eine stabile Lösung geschaffen werden, daher haben wir Vollgas gegeben“, resümiert Jürgen Werner, Leitung Geschäftsfeldentwicklung bei der gekartel AG.

An dieser Stelle kamen auch die Vorteile von Industrie-Tablets der gekartel AG zur Geltung:

  • Die verbauten Komponenten entsprechen dem Industriestandard, was heißt, dass elektronische Bauelemente für den Dauerbetrieb ausgelegt sind und nicht vor der geplanten Lebensdauer verschleißen.
  • Gleiches gilt auch für den Akku: Bei Consumer-Geräten ist dieser nicht für den Betrieb am Dauerstrom konzipiert. Akkus, die ständig mit dem Ladekabel verbunden sind, gehen kaputt und führen so zu Instabilitäten des Gerätes.
  • Consumer-Geräte, die auf den Betriebssystemen Android oder iOS von Apple laufen, sind bereits ab Werk mit zahlreichen vorinstallierten Anwendungen wie etwa von Google ausgestattet. Zum Teil entsprechen diese Anwendungen aber den strengen Datenschutzauflagen für Unternehmens- und IT-Sicherheit nicht. Zudem werden oftmals unkontrollierbare Software-Updates seitens der Hersteller gestartet, die zu Instabilitäten und einer nicht mehr funktionierenden Anwendung führen können. Auch eingebundene Peripherie wie etwa Scanner oder Drucker können durch ein Update außer Betrieb gesetzt werden, da diese nicht für spezielle Anwendungen getestet werden. Teure Serviceeinsätze zur Behebung des Problems vor Ort sind oftmals die Folge.
  • Der Monitor läuft im Dauerbetrieb, so dass hier auch Mechanismen zur Energieeinsparung in Form von entsprechend intelligenter Software ein wichtiges Kriterium darstellen: Bewegungssensoren, Standby- und Energiesparmodi über Nacht mit automatischer Zeitschaltung helfen, signifikant Energie und Kosten zu sparen.

Stabile Lösung für den Rollout

Nach den ersten, sehr intensiven vier Wochen stand für Log+Key und deren Kunden eine stabile Terminal-Lösung mit Industrie-Tablets bereit. Jetzt gilt es, die Lösungen weiter zu optimieren: Derzeit ist beispielsweise ein NFC-Reader eines externen Anbieters an den Geräten verbaut. Durch das freiliegende Kabel stellt dieser eine Gefahrenquelle dar oder verleitet gar zum Diebstahl. Da die modulare Gestaltung der gekartel-Tablets auch die direkte Integration eines hauseigenen NFC-Readers möglich macht, ganz ohne freiliegende Kabel, sollen in Zukunft alle Tablets als ganzheitliche Lösung von der gekartel AG bezogen werden.

Adé zu unbekannten Zeitfressern

Den meisten Unternehmen ist nicht bewusst, wieviel Aufwand und damit auch wertvolle Arbeitszeit veraltete Verwaltungs- und Dokumentationsprozesse binden. Für viele gehört Schlüsselmanagement zu den alltäglichen Aufgaben, die oftmals mit kleinen Ärgernissen über falsch dokumentierte Schlüssel einhergehen. Ohne Blick auf die damit verschwendeten zeitlichen und personellen Ressourcen wird es einfach hingenommen. Erst, wenn Unternehmen explizit darauf angesprochen werden, realisieren sie den Bedarf und das Optimierungspotenzial, das die Lösung von Log+Key bietet. Dabei wird das Tablet direkt im oder neben dem Schlüsselkasten angebracht. Wird der Schlüssel dann aus dem Schlüsselkasten entnommen oder zurückgehangen, muss der Tag nur noch vor den NFC-Reader gehalten werden. Die auf dem stationären Gerät installierte App erkennt den Schlüssel und führt den Nutzer mit einem Klick durch den Entnahme- oder Rückgabeprozess. Wurde die Lösung mit den Touch-Terminals der gekartel AG beim Kunden ausgerollt, sprechen zufriedene Kundenstimmen von schlanken Verwaltungsprozessen, geringen Dokumentationsanforderungen und einen aktuellen Überblick über den derzeitigen Aufbewahrungsort jedes einzelnen Schlüssels. Ein echter Mehrwert also, für alle die eine Vielzahl von Schlüsseln verwalten müssen.

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Jürgen Werner
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